Sanna

Palaudutko luonnossa kuten suurin osa meistä: syke ja verenpaine laskee ja hyvinvointi lisääntyy? Ihminen kuuluu luontoon, ei valkoiseen toimistokoppiin. Ja luonto voidaan tuoda työpaikalle. Hyödynnä luonnollisen työympäristön ja palautumisen positiiviset vaikutukset ja tarjoa toimistolla jotakin, mitä kotitoimistolta puuttuu. 

Miksi Amazon rakensi Seattlen pääkonttorillensa 6000m2 kasvihuonetta, joissa on 40 000 kasvia? “A place where employees can think and work differently surrounded by plants.” Luontoelementtien, kuten viherkasvien ja viherseinien, luonnovalon ja luontonäkymien on todettu merkittävästi lisäävän työssä viihtymistä, palautumista ja työtyytyväisyyttä sekä vähentävän stressiä.1,2,3 Pitkään on tiedetty puun positiivisista terveyvaikutuksista ja nykyään esimerkiksi toimistovalaistus voidaan suunnitella ihmisen luonnollista vuorokausirytmiä tukevaksi. Evoluutiobiologian sanelemana ihminen yksinkertaisesti kuuluu luontoon ja onneksi luonto voidaan tuoda myös työpaikalle ja lisätä toimiston positiivisia vaikutuksia niin työlle kuin kokonaisvaltaiselle hyvinvoinnille.

Luontoelementtien lisäksi palautumisen tulisi olla nykytoimistojen kärkiteemoja. Lepo ja palautuminen on perinteisesti nähty työnteon vastakohtana, mutta tuorein aivotutkimus osoittaa, että asia onkin päinvastoin: lepo ei ole tehokkaan työn vihollinen vaan sen tärkeä aisapari. Aivotutkija Minna Huotilaisen mukaan työstä palautumisella on aivojen hyvinvoinnille suuri merkitys ja palautumista tulisi tapahtua lomien ja viikonloppujen lisäksi myös itse työpäivien aikana. Tutkimukset osoittavat, että aivojen DMN-lepotilaverkosto, joka on hyödyllinen luovuuden, ongelmanratkaisun ja tiedon prosessoinnin kannalta, aktivoituu juuri silloin kun emme “tee mitään” – levossa. Ajoittain onkin hyödyllisintä luopua esimerkiksi haasteiden aktiivisesta ratkaisemisesta tai palavereissa tuntikausia yhdessä ideoiden. 

Työpaikoilla kannattaa panostaa luonnollisiin työympäristöelementteihin sekä viihtyisiin tauko- ja vetäytymistiloihin, joihin voi mennä tarpeen mukaan kesken päivän: upota nojatuoliin, ottaa nokoset tai keinua riippumatossa. Sekä muotoilla työpäiviä ja työkulttuuria, joka ottaa levon vakavasti ja kannustaa hyödyntämään sen edut sekä työntekijöiden terveyden että tuloksellisen työn hyväksi. 

Veikkaan, että säkin kiinnostuit palautumisen ja luonnollisen työympäristön mahdollisuuksista? Tsekkaa blogista mainio kirjavinkki: Alex Soojung-Kim Pang: Rest – Why You Get More Done When You Work Less tai lue lisää Flowork® Restoration & Biophilia -moduulista toimiston hyvinvointielementtien lisäämiseen. 

________________________________

1. Largo-Wight, E., Chen W., Dodd V., Weiler, R. (2011).  Healthy workplaces: the effects of nature contact at work on employee stress and health. Public Health Rep 126 (Suppl 1):124-30.

2. Nieuwenhuis, M., Knight, C., Postmes, T., & Haslam, S. A. (2014). The relative benefits of green versus lean office space: Three field experiments. Journal of Experimental Psychology: Applied, 20(3), 199–214.

3. Shin, W. (2007). The influence of forest view through a window on job satisfaction and job stress. Scandinavian Journal of Forest Research 22(3):248-253.

Tilatehokkuutta vai työhyvinvointia – Voisinko saada molemmat?

Koti peittoaa toimistotilat työn tehokkuudessa? On aika tarttua toimeen ja päivittää monitilatoimisto: seuraava askel on hybridityötä ja hyvinvointia tukeva työympäristö, jonne on järkevää tulla ja jonne halutaan tulla – toimisto, jossa työ sujuu ja työntekijät voivat hyvin. 

Koti, joka on suunniteltu asumiseen tukee paremmin työtä kuin toimisto, joka on suunniteltu työskentelyyn. Näin osoittavat viime aikaiset tutkimukset: 83% työntekijöistä ovat sitä mieltä, että koti mahdollistaa tehokkaan työskentelyn ja vain 64% kokee työnteon olevan tehokasta toimistolla. ¹ Työ on muuttunut ja  viime vuosina yleisin toimistomalli “monitilatoimisto” on muuttuneen työn ja tutkimusten mukaan päivityksen tarpeessa. Tutkimukset osoittavat, että sen avulla yritykset ovat pystyneet tehostamaan tilankäyttöä, mutta ihmisten käyttäytyminen ei kuitenkaan ole muuttunut “New ways of working” -mallin mukaisesti. Ja monitilatoimistoon liittyy haasteita, esimerkiksi keskeytykset ja melu aiheuttavat työntekoon häiriöitä, alentavat suoriutumista ja ovat yhteydessä stressioireisiin ja heikentyneeseen yhteistyöhön.^2,3 On loogista, että juuri keskittymistä vaativat tehtävät sujuvat (suurella osalla) paremmin kotona ja vaikuttaa siltä, että siellä niitä myös jatkossa halutaan tehdä (ainakin osa viikosta). Nyt on aika todella miettiä millaisia toimistotilamme ovat ja mitä niille pitäisi tehdä. 

Työn tekemisen paikka ei enää ole itsestään selvästi toimisto.  Tavoitteena on, että työympäristö tukee työtä ja työn imua. Flow- eli virtaustilassa asiat sujuu ja pystymme keskittymään, ja keskeistä sille on hallinnan tunne, joka nousee toimintaympäristöstä: pystymme hallitsemaan työskentelytilanteen ja valitsemaan toimintatavat sekä päättämään itse toiminnan tärkeimmistä edellytyksistä, kuten työvälineistä, työryhmien kokoamisesta, tiloista ja aikatauluista.⁴ Mahdollisuus valita lisää työtyytyväisyyttä ja on varmasti tullut jäädäkseen. Tyhjänä seisovat toimistotilat eivät ole järkevästi hyödynnettyä resurssia mistään näkökulmasta, ja niistä pitäisi pystyä suunnittelemaan paikkoja, joissa hyvä ja tehokas työ mahdollistuu.  

Työympäristö ja toimisto on (tai jos ei vielä ole, tulisi ehdottomasti olla) merkittävä osa yrityksen hyvinvointistrategiaa. Työntekijöillä pitää olla syy tulla toimistolle ja yhteisöllisyyden tukemisen lisäksi, työntekijöiden hyvinvointi on jatkossa keskiössä toimitilojen suunnittelussa. WELL Standardin Angela Spangler (IWBI) sanoi osuvasti vastikään, että kiinteistöillä on enemmän vaikutusta terveyteemme ja hyvinvointiimme kuin lääkärillämme. Jos mietimme faktaa, että vietämme 90% ajastamme sisätiloissa, on selvää, kuinka merkittävä rooli näillä tiloilla on. “We’re really trying to shine a light on this entire industry, saying that you all, whether you like it or not, are agents of public health. The decisions that you’re making are impacting human lives.” Flowork® näkee toimistojen tulevaisuuden tuottavan työn ja hyvinvoinnin alustana, joka kokoaa työntekijät yhteen vahvistaen yhteisöllisyyttä. Ratkaisuja ei kannata valita trendien, vaan tutkitun faktatiedon ja omasta organisaatiosta kerätyn datan mukaan. 

Työpaikoilla kannattaa panostaa muuttuneen työympäristötilanteen selvittämiseen, jonka avulla ymmärretään miten ja millaista työtä tehdään ja millaista työympäristöä se tarvitsee tuekseen. Sekä tarttua toimeen ja kehittää ketterästi kokeillen, mikä välittää omalle organisaatiolle viestin, että työntekijöiden kannalta merkittävää työympäristöä arvostetaan, ja varmistaa ratkaisujen toimivuuden sekä säästää investointeja. Aika ja resurssit menevät hukkaan arvaillessa millainen työympäristön tulevaisuudessa tulisi olla. Myös hyvinvointia tukeva työkulttuuri, joka tukee vahvistamaan terveellisiä tapoja itselle sopivalla tavalla on ratkaisevassa roolissa. No one size fits all.

Veikkaan, että vajaakäytöllä tai alihyödynnettynä oleville neliöille halutaan keksiä parempaa ja kannattavampaa käyttöä? Lue lisää Vastuullinen työympäristö tiedolla johtaen -blogijutusta tai tsekkaa kuinka Flowork® Index -työympäristöselvitys voi olla apunasi toimiston tulevaisuuden kehittämisessä ja paremman työn ja hyvinvoinnin mahdollistamisessa.

____________________

1.Leesman. Workplace 2021 Report. 

2. Haapakangas, A. 2017. Subjective Reactions to Noise in Open-Plan Offices and the Effects of Noise on Cognitive Performance – Problems and Solutions. https://www.utupub.fi/handle/10024/135298

3. Mälardalen University. 2020. Concepts for the Sustainable Office of the Future (SOFCO).

Huotilainen, M. Moisala, M. 2019. Keskittymiskyvyn elvytysopas.

Kaipaatko yhteisiä taukoja, kahvihetkiä, tiimipäivät ja kuulumisten vaihtoa? Yhteisöllisyys vaikuttaa olevan etätyöajan selvä heikko lenkki ja se näyttää tutkimusten valossa kärsineen eniten. Yhteisöllisyyttä rakennetaa nyt paikkariippumattomasti, mutta myös toimistolla povataan olevan edelleen merkittävä rooli hybridityön ja hajautetun organisaation yhteenkuuluvuuden vahvistamisessa. Joskin senkin on muututtava…

Etätyöaika on tutkimusten ja työntekijöiden kokemusten mukaan haastanut yhteisöllisyyttä. “Ihmisen kognitio on parhaimmillaan silloin, kun sitä käytetään yhteiseen hyvään, yhteisten ongelmien ratkaisemiseen ja muiden auttamiseen.”¹ Yritykset ovat olleet eri lähtökohdissa muuttuneessa tilanteessa ja erityisesti niissä organisaatioissa, joissa etätyö- ja hybridityön kulttuuria on laajemmin rakennettu vasta nyt, kehitettävää riittää. Toisella laidalla on niitä yrityksiä, joiden tiimit ovat aina olleet ympäri maailmaa ja hajautettu yhteisöllisyys on vahvaa.

Työntekijöiden sitoutuneisuudesta on paljon hyötyä: työntekijät ovat 21% tuottavampia, yritykset tekevät nelinkertaista tulosta, asiakastyytyväisyys on parempaa ja henkilöstön vaihtuvuus vähäisempää kilpailijoihin verrattuna. Sitoutuneet työntekijät myös raportoivat paremmasta terveydentilasta.² Hyvän yrityskulttuurin tulisi lisätä sitoutumista: osallistumista, innostusta ja lojaaliutta omaa työtä ja työpaikkaa kohtaan. Me-henkeä. Ylpeyttä omasta työpaikasta. Ja yrityskulttuurin rakentamiseen kannattaa sijoittaa.

Myös toimitilojen suunnittelussa on huomioitava uuden hybridityön tuomia muutoksia ja pohtia millaisia tilaratkaisuin voimme tukea:

• Virtuaalista tiimi- ja asiakastyötä > hyvä akustiikka, äänieristys, brändi tilassa, digitaaliset välineet
• Sosiaalista vuorovaikutusta > viihtyisiä kohtaamistiloja adhoc-keskusteluille myös yli tiimirajojen
• Hajautettua yhteisöllisyyttä > kuinka kohtaamistiloissa voidaan lisätä digitaalisia ratkaisuja ja toimintakulttuuria, joiden avulla saamme kaikki mukaan esimerkiksi kahvihetkiin ja viikkopalavereihin

Työpaikoilla kannattaa panostaa vuorovaikutustiloihin, jotka mahdollistavat laadukkaasti niin virtuaalisen tiimi- ja asiakastyön kuin formaalin ja epäformaalin sosiaalisen vuorovaikutuksen livenä toimistolla ja viihtyisyyteen ja houkuttelevuuteen, jotta työntekijät viitsivät vaivautua paikalle. Sekä muotoilla työpäiviä ja työkulttuuria, jotka mahdollistavat tehokkaat palaverit ja yhdessä tekemisen, ja rakentavat yhteisöllisyyttä ja tasa-arvoisuutta hajautetussa organisaatiossa. 

Veikkaan, että säkin kiinnostuit yhteisöllisen ja vuorovaikutusta tukevan hybridityöympäristön mahdollisuuksista? Tsekkaa Flowork® Community & Connection -moduulin ratkaisut tai lue lisää blogista…

_______________________________

1. Huotilainen, M., Saarikivi, K. (2018) Aivot työssä. 

2. Gallup 2018. Employee Engagement on the Rise in the U.S. https://news.gallup.com/poll/241649/employee-engagement-rise.aspx

Tunnistatko nykyisen työelämän monstereita: teknostressin, multitaskauksen ja hälyisän toimistotilan? Aivomme ovat koetuksella työn muutoksessa ja keskittymistä vaativille tehtäville voidaan suunnitella otollisia ja tehokkaita työympäristöjä tutkimustietoon nojaten. 

Kollegoiden keskustelut kantautuu korviin, pirisevä puhelin keskeyttää ajatuksen, tilassa kaikuu ja äänimaailma muistuttaa enemmän toria kuin toimistoa, jossa voisi keskittyä. Tai jonne haluaisi tulla, jos vaihtoehtona on tehdä etätyötä omassa rauhassa. Mutta kaikille kotikaan ei ole keskittymistä tukeva ympäristö syystä tai toisesta. Viime aikainen tutkimus osoittaa, että  fyysisen työympäristöllä on vahva yhteys stressiin. Mutta hyvä uutinen on se, että toimiston hyvällä suunnittelulla, mm. materiaaleilla ja layout-ratkaisuilla voidaan vaikuttaa työntekijöiden kokeman stressin vähentämiseen. Esimerkiksi työtilojen melu voi aiheuttaa väsymystä ja muita työkykyä heikentäviä oireita: huono akustiikka voi aiheuttaa jopa sydänkohtausta vastaavaa sykkeen nousua. Melun aiheuttamat vaikutukset laskevat motivaatiota ja suorituskykyä.¹  Työympäristön akustiikka vaikuttaisi olevan toimistojen yleisin ongelma, monimutkainen kokonaisuus, jonka suunnitteluun tulee kiinnittää erityistä huomiota. 

Kognitiivisella ergonomialla tarkoitetaan aivojen hyvinvoinnin huomioivia työskentelyolosuhteita ja se on nykyään monessa työssä koetuksella. Keskeytykset estävät meitä pääsemästä työskentelyssä virtaavaan flow-tilaan ja saavat aikaan toimistossa työskentelevän aivoissa yhä saman reaktion kuin lähestyvä vaara aiheutti kivikautisissa aivoissa: pitää joko taistella tai paeta. Taistele tai pakene -reaktioissa tavallisiin työtehtäviin liittyvät asiat tuntuvat uhkaavilta ja välinpitämättömyytemme kasvaa.² Toimiston on pystyttävä (jatkossakin) tarjoamaan työrauhaa. Piste. Fyysisen ympäristön häiriöiden lisäksi työkulttuurissa voi olla myös mobiiliteknologian aiheuttamaa teknostressiä: ilmoituksia, merkkiääniä ja jatkuvasti kilahtavia sähköposteja. Mitäpäs, jos ”out-of-office” -mailivastaaja laitetaankin silloin, kun tiimi kokoontuu yhteistyön ääreen toimistolle? Kuten tehdään isoissa it-yrityksissä maailmalla. Arvostetaan työrauhaa eikä sallita ajattelun ja työn virtauksen häiriintyä keskeytyksillä, jotka eivät ole pakollisia.

Työpaikoilla kannattaa panostaa akustiikkaan ja keskittymistä tukeviin tiloihin, joissa on minimoitu niin visuaaliset kuin äänihäiriöt. Näitä voivat olla esimerkiksi hiljaisen työskentelyn tilat, vetäytymistilat sekä laaja kirjo erilaisia akustisia ratkaisuja desibeliverhoista ääntä vaimentaviin kalusteisiin. Sekä muotoilla työpäiviä ja työkulttuuria, joka suojelee aivojamme ja ajatteluamme, tietotyön työvälineistä tärkeimpiä, ja antaa meille mahdollisuuden keskittyä erilaisiin työtehtäviin: olla tarkkoja, tehokkaita ja tehdä laadukasta työtä. Ja tietenkin myös etätyön mahdollisuus kannattaa hyödyntää keskittymistä vaativissa tehtävissä, antaa työntekijöille valinnan mahdollisuus ja pohtia mitä työtä varten toimistolle on järkevin tulla.

Veikkaan, että säkin kiinnostuit palautumisen ja luonnollisen työympäristön mahdollisuuksista? Tutustu lisää  Flowork® Mind & Focus -moduuli, ketterä toimistoratkaisu tai lue lisää… 

______________

1.. Sander, E., Caza, A., Jordan, P. (2019) The physical work environment and its relationship to stress. Organizational Behaviour and the Physical Environment (pp.268-284).

2. Huotilainen, M., Saarikivi, K. (2018) Aivot työssä.

Piilaaksossa rekrytään parhaat tekijät kävelytapaamisissa ja vedetään palavereja kävelymatolla. Miksipä ei! Varsinkin kun ei vapaa-aika enää riitä työkuormituksesta palautumiseen. On aika haudata istumakulttuuri ja raivata tilaa uuden ajan toimistolle, jossa aktiivisuus vahvistaa ajattelua ja työtehoa – ja lisää työhyvinvointia. 

Lähes 80 prosenttia suomalaisen päivästä kuluu istuen, seisten tai maaten. Yli seitsemän tunnin yhtäjaksoinen istuminen on merkittävä terveysriski eikä edes rankka liikunta työpäivän päätteeksi poista sen haittoja. Tuki- ja liikuntaelimistön ongelmat ovat yksi merkittävimmistä modernin työn haitoista – vietämme  ⅓ elämästämme työssä eivätkä työympäristömme tue tarpeeksi (tai voisivat tukea paljonkin enemmän) fyysistä aktiivisuutta. Fyysisellä ja sosiokulttuurisella ympäristöllä on merkittävä rooli aktivisuuden ja terveyden kannalta ja mm. Sosiaali- ja terveysministeriö on julkaissut suositukset istumisen vähentämiseksi. ^1,2

On biologinen fakta, että aivomme toimivat parhaiten liikkeessä, mutta  Istuminen välittää keräilijä-metsästäjä aivoillemme viestin, että vireystilaa voi laskea.³ Eihän tässä ole järkeä, kun pitäisi ratkoa ongelmia, olla innovatiivinen tai tehokas! Esimerkiksi Missourin yliopiston tutkimuksen mukaan seisomakokoukset ovat noin kolmanneksen (34%) istumakokouksia lyhyempiä, ja osallistujat ovat myös tyytyväisempiä palavereihin.⁴ 

Asiakkaamme Yritystehdas on halunnut mullistaa perinteisen suomalaisen hautomovalmennuksen ja panostaa Performace Programiin, joka keskittyy yrittäjän hyvinvointiin ja suorituskykyyn sekä tiimin ja kasvun kulttuuriin kehittämiseen. Kun lähdimme Flowork®-työympäristömuotoiluprojektiin heidän kanssaan, oli selvää, että nämä teemat tuodaan vahvasti osaksi uusia toimitiloja. Juuri valmistuneesta toimistosta löytyy mm. kasvihuone ja keskeisimmältä paikalta aktiivisuutta lisäävä työskentelyalue, jossa kuntopyörät, kuntoilumahdollisuudet, Naava-viherseinät, aktiiviset yhteistyömahdollisuudet, aktiivityöpisteet ja terveelliset tarjottavat kannustavat valitsemaan paremmin. Yrityskulttuuriin erikoistunut NextJump on muiden edelläkävijöiden tavoin satsannut merkittävästi työntekijöiden hyvinvointiin ja tulokset ovat vaikuttavia: vuosittainen myynti on kasvanut nelinkertaisesti ja ainut muuttuja on ollut sijoitus työntekijöihin. “If you take care of your people, they will take care of your business.”

Työpaikoilla kannattaa panostaa aktiivisuutta ja työasentojen vaihtelua tukeviin ratkaisuihin, joita voivat sähköpöytien lisäksi olla esimerkiksi sähköneuvottelupöydät, aktiivituolit, seisontatyöpistematot, kävelytyöpisteet, taukoliikuntamahdollisuudet sekä aktiivisen layoutin suunnittelu – helposti saavutettavissa ja aidosti houkuttelevia vaihtoehtoja. Sekä muotoilla työpäiviä ja työkulttuuria, joka kannustaa aktiivisen työskentelyn valitsemiseen ja esimerkiksi ulkoilun hyödyntämiseen palavereissa, ongelmanratkaisussa tai ammatillisessa kehittymisessä äänikirjaa kuunnellen. Ehkä olisi myös aika päivittää suomalaisten työpaikkojen vahva kahvipullakulttuuri ja kokoontua vaikkapa iltapäiväsmoothieille yhteisiin hetkiin?

Veikkaan, että säkin kiinnostuit aktiivisen työympäristön mahdollisuuksista?
Tutustu aiheeseen lisää Työympäristö 2021: strategiaa ja hyvinvointia -blogijutussa tai tsekkaa uusi Flowork® Body & Activity -moduuli hyvinvoinnin lisäämiseen ketterästi toimistotilojen avulla. 

________________________

1. Sosiaali- ja terveysministeriö. ISTU VÄHEMMÄN – VOI PAREMMIN! Kansalliset suositukset istumisen vähentämiseen.

2. World Health Organization. (2015). Physical Activity.

3. Huotilainen, M., Saarikivi, K. (2018) Aivot työssä. 

4. Bluedorn, A., Turban, D., Love, M.S.  (1999). The effects of stand-up and sit-down meeting formats on meeting outcomes. Journal of Applied Psychology, Vol. 84(2):277-285.