Flowork® writes

Palaudutko luonnossa kuten suurin osa meistä: syke ja verenpaine laskee ja hyvinvointi lisääntyy? Ihminen kuuluu luontoon, ei valkoiseen toimistokoppiin. Ja luonto voidaan tuoda työpaikalle. Hyödynnä luonnollisen työympäristön ja palautumisen positiiviset vaikutukset ja tarjoa toimistolla jotakin, mitä kotitoimistolta puuttuu. 

Miksi Amazon rakensi Seattlen pääkonttorillensa 6000m2 kasvihuonetta, joissa on 40 000 kasvia? “A place where employees can think and work differently surrounded by plants.” Luontoelementtien, kuten viherkasvien ja viherseinien, luonnovalon ja luontonäkymien on todettu merkittävästi lisäävän työssä viihtymistä, palautumista ja työtyytyväisyyttä sekä vähentävän stressiä.1,2,3 Pitkään on tiedetty puun positiivisista terveyvaikutuksista ja nykyään esimerkiksi toimistovalaistus voidaan suunnitella ihmisen luonnollista vuorokausirytmiä tukevaksi. Evoluutiobiologian sanelemana ihminen yksinkertaisesti kuuluu luontoon ja onneksi luonto voidaan tuoda myös työpaikalle ja lisätä toimiston positiivisia vaikutuksia niin työlle kuin kokonaisvaltaiselle hyvinvoinnille.

Luontoelementtien lisäksi palautumisen tulisi olla nykytoimistojen kärkiteemoja. Lepo ja palautuminen on perinteisesti nähty työnteon vastakohtana, mutta tuorein aivotutkimus osoittaa, että asia onkin päinvastoin: lepo ei ole tehokkaan työn vihollinen vaan sen tärkeä aisapari. Aivotutkija Minna Huotilaisen mukaan työstä palautumisella on aivojen hyvinvoinnille suuri merkitys ja palautumista tulisi tapahtua lomien ja viikonloppujen lisäksi myös itse työpäivien aikana. Tutkimukset osoittavat, että aivojen DMN-lepotilaverkosto, joka on hyödyllinen luovuuden, ongelmanratkaisun ja tiedon prosessoinnin kannalta, aktivoituu juuri silloin kun emme “tee mitään” – levossa. Ajoittain onkin hyödyllisintä luopua esimerkiksi haasteiden aktiivisesta ratkaisemisesta tai palavereissa tuntikausia yhdessä ideoiden. 

Työpaikoilla kannattaa panostaa luonnollisiin työympäristöelementteihin sekä viihtyisiin tauko- ja vetäytymistiloihin, joihin voi mennä tarpeen mukaan kesken päivän: upota nojatuoliin, ottaa nokoset tai keinua riippumatossa. Sekä muotoilla työpäiviä ja työkulttuuria, joka ottaa levon vakavasti ja kannustaa hyödyntämään sen edut sekä työntekijöiden terveyden että tuloksellisen työn hyväksi. 

Veikkaan, että säkin kiinnostuit palautumisen ja luonnollisen työympäristön mahdollisuuksista? Tsekkaa blogista mainio kirjavinkki: Alex Soojung-Kim Pang: Rest – Why You Get More Done When You Work Less tai lue lisää Flowork® Restoration & Biophilia -moduulista toimiston hyvinvointielementtien lisäämiseen. 

________________________________

1. Largo-Wight, E., Chen W., Dodd V., Weiler, R. (2011).  Healthy workplaces: the effects of nature contact at work on employee stress and health. Public Health Rep 126 (Suppl 1):124-30.

2. Nieuwenhuis, M., Knight, C., Postmes, T., & Haslam, S. A. (2014). The relative benefits of green versus lean office space: Three field experiments. Journal of Experimental Psychology: Applied, 20(3), 199–214.

3. Shin, W. (2007). The influence of forest view through a window on job satisfaction and job stress. Scandinavian Journal of Forest Research 22(3):248-253.

Tilatehokkuutta vai työhyvinvointia – Voisinko saada molemmat?

Koti peittoaa toimistotilat työn tehokkuudessa? On aika tarttua toimeen ja päivittää monitilatoimisto: seuraava askel on hybridityötä ja hyvinvointia tukeva työympäristö, jonne on järkevää tulla ja jonne halutaan tulla – toimisto, jossa työ sujuu ja työntekijät voivat hyvin. 

Koti, joka on suunniteltu asumiseen tukee paremmin työtä kuin toimisto, joka on suunniteltu työskentelyyn. Näin osoittavat viime aikaiset tutkimukset: 83% työntekijöistä ovat sitä mieltä, että koti mahdollistaa tehokkaan työskentelyn ja vain 64% kokee työnteon olevan tehokasta toimistolla. ¹ Työ on muuttunut ja  viime vuosina yleisin toimistomalli “monitilatoimisto” on muuttuneen työn ja tutkimusten mukaan päivityksen tarpeessa. Tutkimukset osoittavat, että sen avulla yritykset ovat pystyneet tehostamaan tilankäyttöä, mutta ihmisten käyttäytyminen ei kuitenkaan ole muuttunut “New ways of working” -mallin mukaisesti. Ja monitilatoimistoon liittyy haasteita, esimerkiksi keskeytykset ja melu aiheuttavat työntekoon häiriöitä, alentavat suoriutumista ja ovat yhteydessä stressioireisiin ja heikentyneeseen yhteistyöhön.^2,3 On loogista, että juuri keskittymistä vaativat tehtävät sujuvat (suurella osalla) paremmin kotona ja vaikuttaa siltä, että siellä niitä myös jatkossa halutaan tehdä (ainakin osa viikosta). Nyt on aika todella miettiä millaisia toimistotilamme ovat ja mitä niille pitäisi tehdä. 

Työn tekemisen paikka ei enää ole itsestään selvästi toimisto.  Tavoitteena on, että työympäristö tukee työtä ja työn imua. Flow- eli virtaustilassa asiat sujuu ja pystymme keskittymään, ja keskeistä sille on hallinnan tunne, joka nousee toimintaympäristöstä: pystymme hallitsemaan työskentelytilanteen ja valitsemaan toimintatavat sekä päättämään itse toiminnan tärkeimmistä edellytyksistä, kuten työvälineistä, työryhmien kokoamisesta, tiloista ja aikatauluista.⁴ Mahdollisuus valita lisää työtyytyväisyyttä ja on varmasti tullut jäädäkseen. Tyhjänä seisovat toimistotilat eivät ole järkevästi hyödynnettyä resurssia mistään näkökulmasta, ja niistä pitäisi pystyä suunnittelemaan paikkoja, joissa hyvä ja tehokas työ mahdollistuu.  

Työympäristö ja toimisto on (tai jos ei vielä ole, tulisi ehdottomasti olla) merkittävä osa yrityksen hyvinvointistrategiaa. Työntekijöillä pitää olla syy tulla toimistolle ja yhteisöllisyyden tukemisen lisäksi, työntekijöiden hyvinvointi on jatkossa keskiössä toimitilojen suunnittelussa. WELL Standardin Angela Spangler (IWBI) sanoi osuvasti vastikään, että kiinteistöillä on enemmän vaikutusta terveyteemme ja hyvinvointiimme kuin lääkärillämme. Jos mietimme faktaa, että vietämme 90% ajastamme sisätiloissa, on selvää, kuinka merkittävä rooli näillä tiloilla on. “We’re really trying to shine a light on this entire industry, saying that you all, whether you like it or not, are agents of public health. The decisions that you’re making are impacting human lives.” Flowork® näkee toimistojen tulevaisuuden tuottavan työn ja hyvinvoinnin alustana, joka kokoaa työntekijät yhteen vahvistaen yhteisöllisyyttä. Ratkaisuja ei kannata valita trendien, vaan tutkitun faktatiedon ja omasta organisaatiosta kerätyn datan mukaan. 

Työpaikoilla kannattaa panostaa muuttuneen työympäristötilanteen selvittämiseen, jonka avulla ymmärretään miten ja millaista työtä tehdään ja millaista työympäristöä se tarvitsee tuekseen. Sekä tarttua toimeen ja kehittää ketterästi kokeillen, mikä välittää omalle organisaatiolle viestin, että työntekijöiden kannalta merkittävää työympäristöä arvostetaan, ja varmistaa ratkaisujen toimivuuden sekä säästää investointeja. Aika ja resurssit menevät hukkaan arvaillessa millainen työympäristön tulevaisuudessa tulisi olla. Myös hyvinvointia tukeva työkulttuuri, joka tukee vahvistamaan terveellisiä tapoja itselle sopivalla tavalla on ratkaisevassa roolissa. No one size fits all.

Veikkaan, että vajaakäytöllä tai alihyödynnettynä oleville neliöille halutaan keksiä parempaa ja kannattavampaa käyttöä? Lue lisää Vastuullinen työympäristö tiedolla johtaen -blogijutusta tai tsekkaa kuinka Flowork® Index -työympäristöselvitys voi olla apunasi toimiston tulevaisuuden kehittämisessä ja paremman työn ja hyvinvoinnin mahdollistamisessa.

____________________

1.Leesman. Workplace 2021 Report. 

2. Haapakangas, A. 2017. Subjective Reactions to Noise in Open-Plan Offices and the Effects of Noise on Cognitive Performance – Problems and Solutions. https://www.utupub.fi/handle/10024/135298

3. Mälardalen University. 2020. Concepts for the Sustainable Office of the Future (SOFCO).

Huotilainen, M. Moisala, M. 2019. Keskittymiskyvyn elvytysopas.

Kaipaatko yhteisiä taukoja, kahvihetkiä, tiimipäivät ja kuulumisten vaihtoa? Yhteisöllisyys vaikuttaa olevan etätyöajan selvä heikko lenkki ja se näyttää tutkimusten valossa kärsineen eniten. Yhteisöllisyyttä rakennetaa nyt paikkariippumattomasti, mutta myös toimistolla povataan olevan edelleen merkittävä rooli hybridityön ja hajautetun organisaation yhteenkuuluvuuden vahvistamisessa. Joskin senkin on muututtava…

Etätyöaika on tutkimusten ja työntekijöiden kokemusten mukaan haastanut yhteisöllisyyttä. “Ihmisen kognitio on parhaimmillaan silloin, kun sitä käytetään yhteiseen hyvään, yhteisten ongelmien ratkaisemiseen ja muiden auttamiseen.”¹ Yritykset ovat olleet eri lähtökohdissa muuttuneessa tilanteessa ja erityisesti niissä organisaatioissa, joissa etätyö- ja hybridityön kulttuuria on laajemmin rakennettu vasta nyt, kehitettävää riittää. Toisella laidalla on niitä yrityksiä, joiden tiimit ovat aina olleet ympäri maailmaa ja hajautettu yhteisöllisyys on vahvaa.

Työntekijöiden sitoutuneisuudesta on paljon hyötyä: työntekijät ovat 21% tuottavampia, yritykset tekevät nelinkertaista tulosta, asiakastyytyväisyys on parempaa ja henkilöstön vaihtuvuus vähäisempää kilpailijoihin verrattuna. Sitoutuneet työntekijät myös raportoivat paremmasta terveydentilasta.² Hyvän yrityskulttuurin tulisi lisätä sitoutumista: osallistumista, innostusta ja lojaaliutta omaa työtä ja työpaikkaa kohtaan. Me-henkeä. Ylpeyttä omasta työpaikasta. Ja yrityskulttuurin rakentamiseen kannattaa sijoittaa.

Myös toimitilojen suunnittelussa on huomioitava uuden hybridityön tuomia muutoksia ja pohtia millaisia tilaratkaisuin voimme tukea:

• Virtuaalista tiimi- ja asiakastyötä > hyvä akustiikka, äänieristys, brändi tilassa, digitaaliset välineet
• Sosiaalista vuorovaikutusta > viihtyisiä kohtaamistiloja adhoc-keskusteluille myös yli tiimirajojen
• Hajautettua yhteisöllisyyttä > kuinka kohtaamistiloissa voidaan lisätä digitaalisia ratkaisuja ja toimintakulttuuria, joiden avulla saamme kaikki mukaan esimerkiksi kahvihetkiin ja viikkopalavereihin

Työpaikoilla kannattaa panostaa vuorovaikutustiloihin, jotka mahdollistavat laadukkaasti niin virtuaalisen tiimi- ja asiakastyön kuin formaalin ja epäformaalin sosiaalisen vuorovaikutuksen livenä toimistolla ja viihtyisyyteen ja houkuttelevuuteen, jotta työntekijät viitsivät vaivautua paikalle. Sekä muotoilla työpäiviä ja työkulttuuria, jotka mahdollistavat tehokkaat palaverit ja yhdessä tekemisen, ja rakentavat yhteisöllisyyttä ja tasa-arvoisuutta hajautetussa organisaatiossa. 

Veikkaan, että säkin kiinnostuit yhteisöllisen ja vuorovaikutusta tukevan hybridityöympäristön mahdollisuuksista? Tsekkaa Flowork® Community & Connection -moduulin ratkaisut tai lue lisää blogista…

_______________________________

1. Huotilainen, M., Saarikivi, K. (2018) Aivot työssä. 

2. Gallup 2018. Employee Engagement on the Rise in the U.S. https://news.gallup.com/poll/241649/employee-engagement-rise.aspx

Tunnistatko nykyisen työelämän monstereita: teknostressin, multitaskauksen ja hälyisän toimistotilan? Aivomme ovat koetuksella työn muutoksessa ja keskittymistä vaativille tehtäville voidaan suunnitella otollisia ja tehokkaita työympäristöjä tutkimustietoon nojaten. 

Kollegoiden keskustelut kantautuu korviin, pirisevä puhelin keskeyttää ajatuksen, tilassa kaikuu ja äänimaailma muistuttaa enemmän toria kuin toimistoa, jossa voisi keskittyä. Tai jonne haluaisi tulla, jos vaihtoehtona on tehdä etätyötä omassa rauhassa. Mutta kaikille kotikaan ei ole keskittymistä tukeva ympäristö syystä tai toisesta. Viime aikainen tutkimus osoittaa, että  fyysisen työympäristöllä on vahva yhteys stressiin. Mutta hyvä uutinen on se, että toimiston hyvällä suunnittelulla, mm. materiaaleilla ja layout-ratkaisuilla voidaan vaikuttaa työntekijöiden kokeman stressin vähentämiseen. Esimerkiksi työtilojen melu voi aiheuttaa väsymystä ja muita työkykyä heikentäviä oireita: huono akustiikka voi aiheuttaa jopa sydänkohtausta vastaavaa sykkeen nousua. Melun aiheuttamat vaikutukset laskevat motivaatiota ja suorituskykyä.¹  Työympäristön akustiikka vaikuttaisi olevan toimistojen yleisin ongelma, monimutkainen kokonaisuus, jonka suunnitteluun tulee kiinnittää erityistä huomiota. 

Kognitiivisella ergonomialla tarkoitetaan aivojen hyvinvoinnin huomioivia työskentelyolosuhteita ja se on nykyään monessa työssä koetuksella. Keskeytykset estävät meitä pääsemästä työskentelyssä virtaavaan flow-tilaan ja saavat aikaan toimistossa työskentelevän aivoissa yhä saman reaktion kuin lähestyvä vaara aiheutti kivikautisissa aivoissa: pitää joko taistella tai paeta. Taistele tai pakene -reaktioissa tavallisiin työtehtäviin liittyvät asiat tuntuvat uhkaavilta ja välinpitämättömyytemme kasvaa.² Toimiston on pystyttävä (jatkossakin) tarjoamaan työrauhaa. Piste. Fyysisen ympäristön häiriöiden lisäksi työkulttuurissa voi olla myös mobiiliteknologian aiheuttamaa teknostressiä: ilmoituksia, merkkiääniä ja jatkuvasti kilahtavia sähköposteja. Mitäpäs, jos ”out-of-office” -mailivastaaja laitetaankin silloin, kun tiimi kokoontuu yhteistyön ääreen toimistolle? Kuten tehdään isoissa it-yrityksissä maailmalla. Arvostetaan työrauhaa eikä sallita ajattelun ja työn virtauksen häiriintyä keskeytyksillä, jotka eivät ole pakollisia.

Työpaikoilla kannattaa panostaa akustiikkaan ja keskittymistä tukeviin tiloihin, joissa on minimoitu niin visuaaliset kuin äänihäiriöt. Näitä voivat olla esimerkiksi hiljaisen työskentelyn tilat, vetäytymistilat sekä laaja kirjo erilaisia akustisia ratkaisuja desibeliverhoista ääntä vaimentaviin kalusteisiin. Sekä muotoilla työpäiviä ja työkulttuuria, joka suojelee aivojamme ja ajatteluamme, tietotyön työvälineistä tärkeimpiä, ja antaa meille mahdollisuuden keskittyä erilaisiin työtehtäviin: olla tarkkoja, tehokkaita ja tehdä laadukasta työtä. Ja tietenkin myös etätyön mahdollisuus kannattaa hyödyntää keskittymistä vaativissa tehtävissä, antaa työntekijöille valinnan mahdollisuus ja pohtia mitä työtä varten toimistolle on järkevin tulla.

Veikkaan, että säkin kiinnostuit palautumisen ja luonnollisen työympäristön mahdollisuuksista? Tutustu lisää  Flowork® Mind & Focus -moduuli, ketterä toimistoratkaisu tai lue lisää… 

______________

1.. Sander, E., Caza, A., Jordan, P. (2019) The physical work environment and its relationship to stress. Organizational Behaviour and the Physical Environment (pp.268-284).

2. Huotilainen, M., Saarikivi, K. (2018) Aivot työssä.

Piilaaksossa rekrytään parhaat tekijät kävelytapaamisissa ja vedetään palavereja kävelymatolla. Miksipä ei! Varsinkin kun ei vapaa-aika enää riitä työkuormituksesta palautumiseen. On aika haudata istumakulttuuri ja raivata tilaa uuden ajan toimistolle, jossa aktiivisuus vahvistaa ajattelua ja työtehoa – ja lisää työhyvinvointia. 

Lähes 80 prosenttia suomalaisen päivästä kuluu istuen, seisten tai maaten. Yli seitsemän tunnin yhtäjaksoinen istuminen on merkittävä terveysriski eikä edes rankka liikunta työpäivän päätteeksi poista sen haittoja. Tuki- ja liikuntaelimistön ongelmat ovat yksi merkittävimmistä modernin työn haitoista – vietämme  ⅓ elämästämme työssä eivätkä työympäristömme tue tarpeeksi (tai voisivat tukea paljonkin enemmän) fyysistä aktiivisuutta. Fyysisellä ja sosiokulttuurisella ympäristöllä on merkittävä rooli aktivisuuden ja terveyden kannalta ja mm. Sosiaali- ja terveysministeriö on julkaissut suositukset istumisen vähentämiseksi. ^1,2

On biologinen fakta, että aivomme toimivat parhaiten liikkeessä, mutta  Istuminen välittää keräilijä-metsästäjä aivoillemme viestin, että vireystilaa voi laskea.³ Eihän tässä ole järkeä, kun pitäisi ratkoa ongelmia, olla innovatiivinen tai tehokas! Esimerkiksi Missourin yliopiston tutkimuksen mukaan seisomakokoukset ovat noin kolmanneksen (34%) istumakokouksia lyhyempiä, ja osallistujat ovat myös tyytyväisempiä palavereihin.⁴ 

Asiakkaamme Yritystehdas on halunnut mullistaa perinteisen suomalaisen hautomovalmennuksen ja panostaa Performace Programiin, joka keskittyy yrittäjän hyvinvointiin ja suorituskykyyn sekä tiimin ja kasvun kulttuuriin kehittämiseen. Kun lähdimme Flowork®-työympäristömuotoiluprojektiin heidän kanssaan, oli selvää, että nämä teemat tuodaan vahvasti osaksi uusia toimitiloja. Juuri valmistuneesta toimistosta löytyy mm. kasvihuone ja keskeisimmältä paikalta aktiivisuutta lisäävä työskentelyalue, jossa kuntopyörät, kuntoilumahdollisuudet, Naava-viherseinät, aktiiviset yhteistyömahdollisuudet, aktiivityöpisteet ja terveelliset tarjottavat kannustavat valitsemaan paremmin. Yrityskulttuuriin erikoistunut NextJump on muiden edelläkävijöiden tavoin satsannut merkittävästi työntekijöiden hyvinvointiin ja tulokset ovat vaikuttavia: vuosittainen myynti on kasvanut nelinkertaisesti ja ainut muuttuja on ollut sijoitus työntekijöihin. “If you take care of your people, they will take care of your business.”

Työpaikoilla kannattaa panostaa aktiivisuutta ja työasentojen vaihtelua tukeviin ratkaisuihin, joita voivat sähköpöytien lisäksi olla esimerkiksi sähköneuvottelupöydät, aktiivituolit, seisontatyöpistematot, kävelytyöpisteet, taukoliikuntamahdollisuudet sekä aktiivisen layoutin suunnittelu – helposti saavutettavissa ja aidosti houkuttelevia vaihtoehtoja. Sekä muotoilla työpäiviä ja työkulttuuria, joka kannustaa aktiivisen työskentelyn valitsemiseen ja esimerkiksi ulkoilun hyödyntämiseen palavereissa, ongelmanratkaisussa tai ammatillisessa kehittymisessä äänikirjaa kuunnellen. Ehkä olisi myös aika päivittää suomalaisten työpaikkojen vahva kahvipullakulttuuri ja kokoontua vaikkapa iltapäiväsmoothieille yhteisiin hetkiin?

Veikkaan, että säkin kiinnostuit aktiivisen työympäristön mahdollisuuksista?
Tutustu aiheeseen lisää Työympäristö 2021: strategiaa ja hyvinvointia -blogijutussa tai tsekkaa uusi Flowork® Body & Activity -moduuli hyvinvoinnin lisäämiseen ketterästi toimistotilojen avulla. 

________________________

1. Sosiaali- ja terveysministeriö. ISTU VÄHEMMÄN – VOI PAREMMIN! Kansalliset suositukset istumisen vähentämiseen.

2. World Health Organization. (2015). Physical Activity.

3. Huotilainen, M., Saarikivi, K. (2018) Aivot työssä. 

4. Bluedorn, A., Turban, D., Love, M.S.  (1999). The effects of stand-up and sit-down meeting formats on meeting outcomes. Journal of Applied Psychology, Vol. 84(2):277-285.

Vastuullisen työympäristön kehittäminen – Mitä miten ja miksi | Webinaari 24.11.2020 klo 12-13

Eriskummallinen etätyövuosi on luonut yrityksille viheliäisiä haasteita. Sillä välin kun ihmiset näppäilevät töitä kotitoimistoilla, toimistojen nurkissa ujeltaa tuuli, mikä on pakottanut pohtimaan toimitilojen resursseja ja työnteon standardeja uudemman kerran. Ja työn tulevaisuus näyttäytyy monille ehkä jopa liian ennustamattomana.

Kuten joku viisas joskus sanoi, aika on pitkä sille joka vain odottaa. Milloin täydestä tyytyväisyydestä nykytilaan olisikaan syntynyt jotain jälkeä jättävää? Nyt voidaankin ajatella, että edelläkävijät luovivat työn murroksen tuomassa mahdollisuudessa kohti työympäristöjä, joissa sekä tuottavuus että arvot ovat hiottu kestäviksi – olipa huomisen trendi mikä tahansa. Nyt on aika optimoida paletti. 

Mutta miten kriisin keskellä ajatukset onnistutaan kääntämään optimistiseksi työympäristön tulevaisuuden kannalta, ja mistä ponnistaa voima muutokseen, joka nyt jos koskaan vaaditaan vaalimaan tehokasta työtä ja hyvinvoivia työntekijöitä?

Ketteryys kaverina muutoksessa

Sukelsimme edellisessä blogitekstissämme Kun etätyö tyhjensi toimistot – miten kehittää uusi vastuullinen työympäristö? tiedolla johtamiseen. Työntekijöiltä saadaan arvokasta tietoa työn tekemisestä. Dataa kerätään käyttäjiltä ja haetaan ymmärrystä mikä toimii ja mikä ei: mikä tukee työn tuottavuutta, suorituskykyä ja hyvinvointia, ja mikä on niiden esteenä – digitaalisessa, sosiaalisessa ja fyysisessä työympäristössä. Kiteytetään kehityshaasteet ja mittarit kehitystyön perustaksi (kts. kuvio alla: vaihe 1).

Työympäristömuotoilun tuplatimantti // Vaihe 2: Yhteiskehittäminen ja testaus

Vastuulliset ja kestävät työympäristöt luodaan nyt prosessinomaisesti yhteiskehittämällä. Kehitetään, kokeillaan, etsitään ja löydetään yhdessä koko organisaation kanssa. Ammattitaitoinen fasilitointi on ratkaisevaa onnistuneissa prosessissa. Haasteet työympäristöissä ovat usein piileviä, joten arvokas työntekijäymmärrys kasvaa kehittämisen aikana. “Kyselydataa voidaan rikastaa esimerkiksi työntekijöiden haastatteluilla ja havainnoinnilla, jolloin päästään todella käsiksi työntekijöiden kokemuksiin ja tarpeisiin. Vain aito työntekijäymmärrys on mielekäs perusta työtapojen tai tilojen kehittämiselle”, Workday Designersin työpäivämuotoilija Aku Varamäki sanoo. “Muotoiluajattelu ylipäätään tarjoaa oivallisen kehitysmenetelmän ja työkaluja paitsi tulevaisuuden työtilojen, myös työtapojen kehittämiseen.”

Käyttäjäymmärryksen lisäksi työympäristön optimointi vaatii yrityksen määrittelemät arvot, ohjurit ja selkeät tavoitteet. Mitä arvotamme ja millaisen työympäristön haluamme rakentaa? Millaisia tavoitteita haluamme saavuttaa? Eihän markkinointistrategiaakaan (toivottavasti) luoda tyhjästä, vaan se nivotaan tavoitteiltaan yrityksen visioon, missioon ja arvoihin. Samalla tavalla myös työympäristöä on järkevää rakentaa kestävän työympäristöstrategian avulla, jolloin tavoitetta kohti voidaan edetä ketterästi yhteiskehittäen ja kokeillen.

Kehittäminen on prosessi, muutos on pysyvä

Onko hitaasti ja raskaasti tehty suuri muutosprojekti pätevä enää parin vuoden päästä, kun työympäristön tulevaisuutta ei enää pystytä ennustamaan kuukausiakaan pidemmälle? Kuinka varmistetaan, että kehitystyö tukee oikeasti hyvinvoivia ihmisiä ja parempaa työtä eikä investointeja tuhlata?

KUVIO: Työympäristön kehittäminen on ketterä prosessi.

Yhteiskehittäminen toimii kokeilukulttuurin omaisesti, joka on projektin sijaan prosessi. Sen sijaan, että kuljettaisiin kättelystä kättelyyn, alusta loppuun, työympäristön kehittäminen on suotuisampaa nähdä syklisenä prosessina, jota työstetään yhdessä pienin askelin. Ja vaikka jossain erehdytään, siitä taas opitaan ja saadaan lisää arvokasta dataa: tämä tekee kehittämisestä ketterää. Prosessinomainen yhteiskehittäminen ja muotoilumetodiikka sopii kuin nenä päähän ennustamattomina aikoina, eikö?

“Hyvien työtapojen etsiminen on työntekijän, työyhteisön ja työnantajan yhteinen kehittämistehtävä. Tämä on työtehtävä, johon kannattaa käyttää aikaa ja tehdä kokeiluja. Jos joku kokeilu toimii, se todellakin kannatti tehdä. Toimimattomatkin kokeilut ovat usein tärkeitä, sillä ne paljastavat asioita, joita emme välttämättä ole aiemmin tulleet ajatelleeksi.” (Huotilainen & Saarikivi: Aivot työssä, 2018).

Työympäristöjen muutoksiin liittyy usein selittämätöntä stressiä, pelkoa tai epämiellyttävää, henkisellä tasolla koettua uhkaa. Meille on edelleen ominaista reagoida uhkiin, esimerkiksi epämiellyttävältä tuntuviin muutoksiin, taistele tai pakene-reaktiolla, joka näyttäytyy meille stressikokemuksena. Kehomme reagoi tavalla, joka käskee meitä pakenemaan tai puolustautumaan, jolloin muutosvastarinta on luonnollista. Varsinkin tällaisena epävarmana aikana epätietoisuus oman työympäristön tulevaisuudesta voi huolettaa: mitä jos esimerkiksi työpisteeni häviää, toimitilasta luovutaan tai käytänteet muuttuu.

Yhteiskehittämisen menetelmät ovat omiaan vähentämään muutosvastarinta ja lisäämään osallisuutta ja sitoutumista. Työntekijälle on tärkeää kokea roolinsa organisaatiossa merkitykselliseksi ja tuntea voivansa aidosti vaikuttaa. Kun ihminen kokee olevansa osallinen häntä koskeviin päätöksiin, tunne työn hallinnasta poistaa epävarmuutta ja rakentaa luottamusta koko organisaatioon. Ja sitouttaa ihmiset tiukemmin yrityksen tavoitteisiin. 

Hyvinkin toimiva lauma vaatii johtamista. Lähtökohtaisesti muutos aiheuttaa aina epävarmuutta, joten muutosjohtamisella ja -viestinnällä on tärkeä rooli onnistuneissa muutosprosesseissa.

Panosta työtyytyväisyyteen ja ihmisiin – ymmärrä biologiaa

Vaikka työympäristöissä kamppaillaan nyt modernin työn haasteiden kanssa, on hyödyllistä ymmärtää, että evoluutio ei ole pysynyt perässä, aivomme ovat 20 000 vuotta vanhat ja vaikuttavat meihin ja työhömme. Esimerkiksi metsästäjä-keräilijöille elintärkeä taistele tai pakene-reaktio ja yhteisöllisyyden tarve pohjautuvat samaan reagointitapaan kuin esi-isillämme.

“Ihmisen kognitio on parhaimmillaan silloin, kun sitä käytetään yhteiseen hyvään, yhteisten ongelmien ratkaisemiseen ja muiden auttamiseen.” (Huotilainen & Saarikivi: Aivot työssä, 2018).

Tunnistatko tunteen energiapuuskasta työskennellessänne työryhmänä yhteisen tavoitteen eteen? Oletko kokenut olevasi tehokkaimmillasi, kun työstätte projektia, johon koet pystyväsi aidosti antamaan panoksesi? Meille ihmisille on tyypillistä olla tehokkaimpia pyrkiessämme yhteiseen päämäärään, mikä osaltaan tukee sitä, miksi yhteisiä kehityshankkeita on kannattavinta työstää osallistamalla.

Vastuullisen työympäristöstrategian ja työnantajan tunnusmerkkejä?

Tietoa siitä, että primitiiviset reaktiot ja ryhmäytymisen voima vaikuttavat hyvinvointiimme ja tehokkuuteemme myös työympäristössä, on kannattavaa käyttää hyödyksi. Työympäristön yhteiskehittäminen on paitsi loistava työkalu työssä piilevien haasteiden ja pelkojen taklaamiseen myös herkullinen tilaisuus vahvistaa yhteisöllisyyttä ja avoimuutta yrityksen sisällä. Erityisesti nyt haastavan kevään jälkeen ja joustavan työn aikana hajautetun yhteisöllisyyden tukeminen nousee aivan uuteen merkitykseen myös yrityksen kilpailukykyä ajatellen. Lopputuloksena työympäristön onnistuneesta yhteiskehittämisestä voi parhaimmillaan olla hyvinvoivien työntekijöiden ja tuottavamman työn lisäksi vastuullisempi työnantajamielikuva ja maailman tyytyväisimmät työntekijät?

Vaikka tämä vuosi voi näyttäytyä monelle yritykselle kriisinä tyhjentyvien toimitilojen keskellä, on kriisi aina mahdollisuus luoda jotain uutta ja entistä parempaa. Työympäristömuotoilu tukee resurssiviisasta strategiaa, tehokkaampaa työtä, sekä, ajattelumme lähtökohtaa: parempaa työtä tekeviä ja paremmin voivia ihmisiä. Huomisesta ei kukaan tiedä, mutta rankan kevään jälkeen meissä kaikissa asuu sellaista muutosvalmiutta, joka kannattaa hyödyntää. Who wants to be the dinosaur? Tulevaisuuden kestävät ja vastuulliset työympäristöt rakennetaan ketterästi N-Y-T. 

Tulevassa webinaarissamme keskustelemme työympäristöstrategiasta, tiedolla johtamisesta, yhteiskehittämisen menetelmistä ja työympäristön hyvinvoinnin vallankumouksesta.

Ilmoittaudu tästä mukaan ⭐️
TYÖYMPÄRISTÖ 2021: Tilatehokkuutta vai työhyvinvointia – Voisinko saada molemmat? | Flowork® by Nuan -webinaari 28.01.2021 klo 12-13

Hey, keep cool and carry on! Näin kehotti kevät yrityksiä, jotka tuskastelivat uuden tilanteen edessä, kun maailmanlaajuinen etätyökokeilu toi perinteisen toimistolla tehdyn työn murroksen eteen ja toimitilat tyhjenivät. Etätyö oli tullut jäädäkseen, ainakin osittain, kognitiivinen kuormitus vähentyi, tekijät tutkitusti kokivat paitsi tekevänsä työnsä tehokkaammin, myös nukkuvansa, liikkuvansa ja ylipäätään palautuvansa enemmän (Akava Works & Firstbeat 2020). Yritysten mietittäväksi tuli, kuinka työtä nyt tehdään ja kuinka saada ihmiset tulemaan takaisin toimistolle, kun pendelöinti ja hälyisä toimisto eivät houkuttele.

“Tulevaisuudessa toimistotiloja tarvitaan jopa puolet vähemmän kuin nykyään, arvioi valtion omistamia kiinteistöjä hallinnoiva Senaatti-kiinteistöt.” (YLE 2020).

Nyt eletään joustavan työn uutta aikaa. Onko ihmisten palaaminen toimistolle kuitenkaan oleellinen kysymys, vai tarjoaako etätyökokeilun tuoma muutos tärkeän momentumin panostaa entistä kestävämpään ja resurssiviisaampaan työympäristöstrategiaan?

Joustava työympäristöstrategia voi tarkoittaa esimerkiksi monipuolista toimistoverkkoa tai jaettuja työympäristöjä, ja säästöt toimitilakuluissa voi houkuttaa. Mutta mistä tietää millainen malli omalle yritykselle toimii ja millaisia päätöksiä tulisi tehdä?

Joustavan työympäristön kehittäminen: miksi tulla toimistolle?

Mielipiteet tai trendit eivät ole luotettavia argumentteja työympäristön kehittämisessä, kun tavoitteena on kokonaisvaltaisesti vastuullinen ja tehokas työympäristö. Oleellisinta on lähteä liikkeelle itse työstä. Vaikuttaa itsestään selvältä, mutta valitettavan usein tärkein tuntuu unohtuvan. On kasattava ymmärrystä ja selvitettävä, millainen ympäristö tukee parhaiten sekä tehokasta työskentelyä että hyvinvoivaa henkilöstöä.

Joustava työympäristö on kokonaisuus // Kehittämisen lähtökohtana parempi työ ja hyvinvoivat ihmiset (KUVIO © Nuan)

Työympäristö on enemmän kuin konkreettinen tila, johon työtä tullaan tekemään. Varsinkin nykyajan joustava työ ja etätyön tekemisen tavat ovat osoittaneet, että työympäristö rakentuu aina useammasta ulottuvuudesta: fyysisestä, digitaalisesta ja sosiaalisesta, jotka muodostavat yhdessä holistisen kokonaisuuden. 

Yrityksissä on kenties mietitty, miten etätyöstä siirrytään taas toimistolle ja yritetty ennustaa millainen tulevaisuuden toimiston pitäisi olla, mutta oleellisempaa on hyödyntää työn murroksen tärkeä momentum, ja ymmärtää työympäristön eri ulottuvuudet. Keskeistä on pohtia miksi toimistolle ylipäätään tullaan.

Työn uudet tavat pakottavat yritykset vastaamaan kestävän ja joustavan toimitilastrategian haasteeseen. Elintärkeää työtilojen kehittämisessä on kysyä oikeita kysymyksiä, joilla saadaan selville, mikä työympäristön –digitaalisen, fyysisen ja sosiaalisen – lähtötilanne on. Työympäristön tilaa voi kartoittaa esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:

-Missä työ on tuottavinta?

-Mikä tukee erilaisten työtehtävien tekemistä ja hyvinvointia?

-Mikä on esteenä tehokkaalle ja laadukkaalle työlle työympäristön eri osa-alueilla?

Johda työympäristöjen muutosta tiedolla: käytä käyttäjiä!

Oikeita kysymyksiä on järkevää pohtia oikeiden ihmisten kanssa. Oman organisaation kanssa. Työntekijöiden kokemuksissa on nyt kullanarvoista tietoa. Kuten kaikissa järkevissä kehityshankkeissa, työympäristön optimoinnissa kuninkaana toimii siis vanha kaverimme data. Määrällisen tiedon (esimerkiksi tilankäytön mittausten) lisäksi tärkeässä roolissa on työntekijäymmärrys ja itse työ.

“Ihannetilanteessa työn asettamat vaatimukset työtiloille on tarkasti kartoitettu.” (Minna Huotilainen, Aivot työssä 2018). Esimerkiksi etätyö on kompleksinen asia, jonka taustoista tulisi kasata ymmärrystä: miksi etätyö toimii, missä määrin tai miksi ei – yksilön, tiimin tai eri työtehtävien kohdalla. “Aiotko vielä tulla toimistolle” tai “Tykkäätkö etätyöstä” eivät ole kysymyksinä parhaasta päästä. Oikeilla metodeilla ja kysymyksillä saadaan validia tietoa mielipiteiden sijaan ja työympäristön onnistuneeseen kehitystyöhön tarvitaan mittarit (KPIs, key performance indicators). Parhaisiin tuloksiin päästään kokeneen työympäristöammattilaisen avulla. 

Muotoilumetodiikkaan pohjaavalla työympäristötutkimuksella monimutkaisesta tehdään yksinkertaista: kerätään ja analysoidaan käyttäjätietoa sekä kiteytetään kehityskohdat. Ymmärretään mihin suuntaan työympäristöä tulisi kehittää, ja kohdennetaan kehityspanostus ja investoinnit järkevästi.

Työympäristömuotoilun tuplatimantti // VAIHE 1 discover & define (KUVIO © Nuan)

Yksittäisen työntekijän vaikutusmahdollisuudet ovat usein rajalliset ja työympäristö on koko organisaation ja johdon strateginen asia. Työympäristötutkimuksella päästään käsiksi siihen, millainen ympäristö tukee sekä tehokasta työskentelyä että hyvinvoivaa henkilöstöä: koko pakettia. Kun momentumiin tartutaan käyttäjälähtöisesti, etätöiden ja toimistolla työskentelyn vastakkainasettelun sijaan päästään ajatukseen työympäristöstä, jossa sekä tehokkuus että hyvinvointi ovat keskiössä. Ja aletaan ymmärtää mistä oman yrityksen joustava ja kestävä työympäristöstrategia voisi rakentua.

Työympäristön hyvinvoinnin vallankumous: uusi normaali?

Myös tiede ja uusin tutkimustieto tarjoaa työkaluja työympäristön ihmislähtöiseen kehittämiseen. Maailman terveysjärjestö (WHO) on julistanut stressin 2000-luvun terveysepidemiaksi. Vietämme vain 5‑10% työpäivästä tuottavassa flow-tilassa ja suorituskyky laskee 60% melun vaikutuksesta (Harvard Business Review 2015, British Journal of Psychology 2016). Työympäristöön liittyvien haasteiden ratkaisemisessa muun muassa ihmisen biologia ja evoluutio, neuro-, kognitio- ja käyttäytymistieteet tarjoavat arvokasta tietoa siitä kuinka aivot, keho ja mieli toimivat ja mikä vaikuttaa fyysiseen ja psyykkiseen hyvinvointiin sekä suorituskykyyn. 

Ymmärtämällä ihmistä kokonaisuutena, on mahdollista optimoida myös työympäristöä. Aivan kuin työympäristön biohakkerointia! Voimme yhdistää työn tukemiseen ja työympäristön kehittämiseen parhaat käytännöt esimerkiksi etätyöstä, mobiiliteknologiasta tai siitä, miten työn tekemisen paikka vaikuttaa ajatteluprosesseihin.

Vaikka työ ja sen vaatimukset ovat kehittyneet aimo loikilla, aivojemme toiminnot ja rakenteet ovat kivikaudelta ja sillä on vaikutuksia työn tekemiseen ja työympäristöön. (Minna Huotilainen, Aivot työssä 2018). 

Epävarmana aikana, jolloin kukaan ei voi ennustaa tulevaa, olisi houkuttelevaa lähteä kehittämiseen tuotosta ja tehostamisesta käsin, ja tehdä nopeita päätöksiä sitä tavoitellen. Työ ja työympäristö sisältävät viheliäisiä haasteita, joissa ihmisten hyvinvointi, työn tehokkuus ja organisaation suorituskyky ovat erottamattomasti yhteydessä. Ja tuovat oikein valjastettuna suurimman hyödyn.

Better work and people: työympäristö mahdollistamassa parempaa työtä

Uskomme muutokseen, jossa sekä ihmisten hyvinvointi että parempi työ ovat paalupaikalla. Hyvää seuraa ja tulos kasvaa. Sosiaali- ja terveysministeriö (2019) on määrittänyt “Työympäristön ja työhyvinvoinnin linjaukset vuoteen 2030”, joiden tavoitteena on edistää kestävää kehitystä, parantaa yritysten ja muiden organisaatioiden tuottavuutta sekä voimistaa yhteiskunnan sosiaalista ja taloudellista kestävyyttä. Suuntaus on ollut muhimassa työympäristön kehittämisessä jo jonkin aikaa ja näinä haastavina aikoina merkitys vain korostuu.

Miksi työympäristö on olemassa? Parempaa työtä ja sitä tekeviä ihmisiä varten, eikö? Siksi olennaista on optimoida työympäristössä SEKÄ ihmisten terveys, hyvinvointi ja suorituskyky ja ETTÄ niiden kautta työn tuottavuus, tehokkuus ja laatu. Better work, better people.

Vastuullisen työympäristön hyödyt // Better work, better people (KUVIO © Nuan)

Voisiko tässä olla uusi normaali, josta kaikki hyötyvät? Vietämme kolmasosan aikuisiästämme töissä ja uskomme, että vastuullisilla, hyvinvointia ja tuottavuutta tukevilla työympäristöillä saavutetaan isoimmat hyödyt ja tuntuvaa etumatkaa. Niin yksilön kuin organisaatioiden ja yritysten kannalta, tiedolla johtaen ja tutkimukseen nojaten. Ihmisen evoluutio etenee hitaasti, joten tämä lähtökohtana kelkkaa ei tarvitse ihan heti olla kääntämässä. 

Napataan siis yhdessä työympäristön haasteita remeleistä ja hyödynnetään muutoksen momentum!

Ilmoittaudu tästä mukaan ⭐️
TYÖYMPÄRISTÖ 2021: Tilatehokkuutta vai työhyvinvointia – Voisinko saada molemmat? | Flowork® by Nuan -webinaari 28.01.2021 klo 12-13