Koti peittoaa toimistotilat työn tehokkuudessa? On aika tarttua toimeen ja päivittää monitilatoimisto: seuraava askel on hybridityötä ja hyvinvointia tukeva työympäristö, jonne on järkevää tulla ja jonne halutaan tulla – toimisto, jossa työ sujuu ja työntekijät voivat hyvin.
Koti, joka on suunniteltu asumiseen tukee paremmin työtä kuin toimisto, joka on suunniteltu työskentelyyn. Näin osoittavat viime aikaiset tutkimukset: 83% työntekijöistä ovat sitä mieltä, että koti mahdollistaa tehokkaan työskentelyn ja vain 64% kokee työnteon olevan tehokasta toimistolla. 1 Työ on muuttunut ja viime vuosina yleisin toimistomalli “monitilatoimisto” on muuttuneen työn ja tutkimusten mukaan päivityksen tarpeessa. Tutkimukset osoittavat, että sen avulla yritykset ovat pystyneet tehostamaan tilankäyttöä, mutta ihmisten käyttäytyminen ei kuitenkaan ole muuttunut “New ways of working” -mallin mukaisesti. Ja monitilatoimistoon liittyy haasteita, esimerkiksi keskeytykset ja melu aiheuttavat työntekoon häiriöitä, alentavat suoriutumista ja ovat yhteydessä stressioireisiin ja heikentyneeseen yhteistyöhön.2,3 On loogista, että juuri keskittymistä vaativat tehtävät sujuvat (suurella osalla) paremmin kotona ja vaikuttaa siltä, että siellä niitä myös jatkossa halutaan tehdä (ainakin osa viikosta). Nyt on aika todella miettiä millaisia toimistotilamme ovat ja mitä niille pitäisi tehdä.
Työn tekemisen paikka ei enää ole itsestään selvästi toimisto. Tavoitteena on, että työympäristö tukee työtä ja työn imua. Flow- eli virtaustilassa asiat sujuu ja pystymme keskittymään, ja keskeistä sille on hallinnan tunne, joka nousee toimintaympäristöstä: pystymme hallitsemaan työskentelytilanteen ja valitsemaan toimintatavat sekä päättämään itse toiminnan tärkeimmistä edellytyksistä, kuten työvälineistä, työryhmien kokoamisesta, tiloista ja aikatauluista.4 Mahdollisuus valita lisää työtyytyväisyyttä ja on varmasti tullut jäädäkseen. Tyhjänä seisovat toimistotilat eivät ole järkevästi hyödynnettyä resurssia mistään näkökulmasta, ja niistä pitäisi pystyä suunnittelemaan paikkoja, joissa hyvä ja tehokas työ mahdollistuu.
Työympäristö ja toimisto on (tai jos ei vielä ole, tulisi ehdottomasti olla) merkittävä osa yrityksen hyvinvointistrategiaa. Työntekijöillä pitää olla syy tulla toimistolle ja yhteisöllisyyden tukemisen lisäksi, työntekijöiden hyvinvointi on jatkossa keskiössä toimitilojen suunnittelussa. WELL Standardin Angela Spangler (IWBI) sanoi osuvasti vastikään, että kiinteistöillä on enemmän vaikutusta terveyteemme ja hyvinvointiimme kuin lääkärillämme. Jos mietimme faktaa, että vietämme 90% ajastamme sisätiloissa, on selvää, kuinka merkittävä rooli näillä tiloilla on. “We’re really trying to shine a light on this entire industry, saying that you all, whether you like it or not, are agents of public health. The decisions that you’re making are impacting human lives.” Flowork® näkee toimistojen tulevaisuuden tuottavan työn ja hyvinvoinnin alustana, joka kokoaa työntekijät yhteen vahvistaen yhteisöllisyyttä. Ratkaisuja ei kannata valita trendien, vaan tutkitun faktatiedon ja omasta organisaatiosta kerätyn datan mukaan.
Työpaikoilla kannattaa panostaa muuttuneen työympäristötilanteen selvittämiseen, jonka avulla ymmärretään miten ja millaista työtä tehdään ja millaista työympäristöä se tarvitsee tuekseen. Sekä tarttua toimeen ja kehittää ketterästi kokeillen, mikä välittää omalle organisaatiolle viestin, että työntekijöiden kannalta merkittävää työympäristöä arvostetaan, ja varmistaa ratkaisujen toimivuuden sekä säästää investointeja. Aika ja resurssit menevät hukkaan arvaillessa millainen työympäristön tulevaisuudessa tulisi olla. Myös hyvinvointia tukeva työkulttuuri, joka tukee vahvistamaan terveellisiä tapoja itselle sopivalla tavalla on ratkaisevassa roolissa. No one size fits all.
Veikkaan, että vajaakäytöllä tai alihyödynnettynä oleville neliöille halutaan keksiä parempaa ja kannattavampaa käyttöä? Lue lisää Vastuullinen työympäristö tiedolla johtaen -blogijutusta tai tsekkaa kuinka Flowork® Index -työympäristöselvitys voi olla apunasi toimiston tulevaisuuden kehittämisessä ja paremman työn ja hyvinvoinnin mahdollistamisessa.
____________________
1.Leesman. Workplace 2021 Report.
2. Haapakangas, A. 2017. Subjective Reactions to Noise in Open-Plan Offices and the Effects of Noise on Cognitive Performance – Problems and Solutions. https://www.utupub.fi/handle/10024/135298
3. Mälardalen University. 2020. Concepts for the Sustainable Office of the Future (SOFCO).
Huotilainen, M. Moisala, M. 2019. Keskittymiskyvyn elvytysopas.