Eriskummallinen etätyövuosi on luonut yrityksille viheliäisiä haasteita. Sillä välin kun ihmiset näppäilevät töitä kotitoimistoilla, toimistojen nurkissa ujeltaa tuuli, mikä on pakottanut pohtimaan toimitilojen resursseja ja työnteon standardeja uudemman kerran. Ja työn tulevaisuus näyttäytyy monille ehkä jopa liian ennustamattomana.

Kuten joku viisas joskus sanoi, aika on pitkä sille joka vain odottaa. Milloin täydestä tyytyväisyydestä nykytilaan olisikaan syntynyt jotain jälkeä jättävää? Nyt voidaankin ajatella, että edelläkävijät luovivat työn murroksen tuomassa mahdollisuudessa kohti työympäristöjä, joissa sekä tuottavuus että arvot ovat hiottu kestäviksi – olipa huomisen trendi mikä tahansa. Nyt on aika optimoida paletti. 

Mutta miten kriisin keskellä ajatukset onnistutaan kääntämään optimistiseksi työympäristön tulevaisuuden kannalta, ja mistä ponnistaa voima muutokseen, joka nyt jos koskaan vaaditaan vaalimaan tehokasta työtä ja hyvinvoivia työntekijöitä?

Ketteryys kaverina muutoksessa

Sukelsimme edellisessä blogitekstissämme Kun etätyö tyhjensi toimistot – miten kehittää uusi vastuullinen työympäristö? tiedolla johtamiseen. Työntekijöiltä saadaan arvokasta tietoa työn tekemisestä. Dataa kerätään käyttäjiltä ja haetaan ymmärrystä mikä toimii ja mikä ei: mikä tukee työn tuottavuutta, suorituskykyä ja hyvinvointia, ja mikä on niiden esteenä – digitaalisessa, sosiaalisessa ja fyysisessä työympäristössä. Kiteytetään kehityshaasteet ja mittarit kehitystyön perustaksi (kts. kuvio alla: vaihe 1).

Työympäristömuotoilun tuplatimantti // Vaihe 2: Yhteiskehittäminen ja testaus

 

Vastuulliset ja kestävät työympäristöt luodaan nyt prosessinomaisesti yhteiskehittämällä. Kehitetään, kokeillaan, etsitään ja löydetään yhdessä koko organisaation kanssa. Ammattitaitoinen fasilitointi on ratkaisevaa onnistuneissa prosessissa. Haasteet työympäristöissä ovat usein piileviä, joten arvokas työntekijäymmärrys kasvaa kehittämisen aikana. “Kyselydataa voidaan rikastaa esimerkiksi työntekijöiden haastatteluilla ja havainnoinnilla, jolloin päästään todella käsiksi työntekijöiden kokemuksiin ja tarpeisiin. Vain aito työntekijäymmärrys on mielekäs perusta työtapojen tai tilojen kehittämiselle”, Workday Designersin työpäivämuotoilija Aku Varamäki sanoo. “Muotoiluajattelu ylipäätään tarjoaa oivallisen kehitysmenetelmän ja työkaluja paitsi tulevaisuuden työtilojen, myös työtapojen kehittämiseen.”

Käyttäjäymmärryksen lisäksi työympäristön optimointi vaatii yrityksen määrittelemät arvot, ohjurit ja selkeät tavoitteet. Mitä arvotamme ja millaisen työympäristön haluamme rakentaa? Millaisia tavoitteita haluamme saavuttaa? Eihän markkinointistrategiaakaan (toivottavasti) luoda tyhjästä, vaan se nivotaan tavoitteiltaan yrityksen visioon, missioon ja arvoihin. Samalla tavalla myös työympäristöä on järkevää rakentaa kestävän työympäristöstrategian avulla, jolloin tavoitetta kohti voidaan edetä ketterästi yhteiskehittäen ja kokeillen.

 

Kehittäminen on prosessi, muutos on pysyvä

Onko hitaasti ja raskaasti tehty suuri muutosprojekti pätevä enää parin vuoden päästä, kun työympäristön tulevaisuutta ei enää pystytä ennustamaan kuukausiakaan pidemmälle? Kuinka varmistetaan, että kehitystyö tukee oikeasti hyvinvoivia ihmisiä ja parempaa työtä eikä investointeja tuhlata?

 

KUVIO: Työympäristön kehittäminen on ketterä prosessi.

Yhteiskehittäminen toimii kokeilukulttuurin omaisesti, joka on projektin sijaan prosessi. Sen sijaan, että kuljettaisiin kättelystä kättelyyn, alusta loppuun, työympäristön kehittäminen on suotuisampaa nähdä syklisenä prosessina, jota työstetään yhdessä pienin askelin. Ja vaikka jossain erehdytään, siitä taas opitaan ja saadaan lisää arvokasta dataa: tämä tekee kehittämisestä ketterää. Prosessinomainen yhteiskehittäminen ja muotoilumetodiikka sopii kuin nenä päähän ennustamattomina aikoina, eikö?

“Hyvien työtapojen etsiminen on työntekijän, työyhteisön ja työnantajan yhteinen kehittämistehtävä. Tämä on työtehtävä, johon kannattaa käyttää aikaa ja tehdä kokeiluja. Jos joku kokeilu toimii, se todellakin kannatti tehdä. Toimimattomatkin kokeilut ovat usein tärkeitä, sillä ne paljastavat asioita, joita emme välttämättä ole aiemmin tulleet ajatelleeksi.” (Huotilainen & Saarikivi: Aivot työssä, 2018).

Työympäristöjen muutoksiin liittyy usein selittämätöntä stressiä, pelkoa tai epämiellyttävää, henkisellä tasolla koettua uhkaa. Meille on edelleen ominaista reagoida uhkiin, esimerkiksi epämiellyttävältä tuntuviin muutoksiin, taistele tai pakene-reaktiolla, joka näyttäytyy meille stressikokemuksena. Kehomme reagoi tavalla, joka käskee meitä pakenemaan tai puolustautumaan, jolloin muutosvastarinta on luonnollista. Varsinkin tällaisena epävarmana aikana epätietoisuus oman työympäristön tulevaisuudesta voi huolettaa: mitä jos esimerkiksi työpisteeni häviää, toimitilasta luovutaan tai käytänteet muuttuu.

Yhteiskehittämisen menetelmät ovat omiaan vähentämään muutosvastarinta ja lisäämään osallisuutta ja sitoutumista. Työntekijälle on tärkeää kokea roolinsa organisaatiossa merkitykselliseksi ja tuntea voivansa aidosti vaikuttaa. Kun ihminen kokee olevansa osallinen häntä koskeviin päätöksiin, tunne työn hallinnasta poistaa epävarmuutta ja rakentaa luottamusta koko organisaatioon. Ja sitouttaa ihmiset tiukemmin yrityksen tavoitteisiin. 

Hyvinkin toimiva lauma vaatii johtamista. Lähtökohtaisesti muutos aiheuttaa aina epävarmuutta, joten muutosjohtamisella ja -viestinnällä on tärkeä rooli onnistuneissa muutosprosesseissa.

 

Panosta työtyytyväisyyteen ja ihmisiin – ymmärrä biologiaa

Vaikka työympäristöissä kamppaillaan nyt modernin työn haasteiden kanssa, on hyödyllistä ymmärtää, että evoluutio ei ole pysynyt perässä, aivomme ovat 20 000 vuotta vanhat ja vaikuttavat meihin ja työhömme. Esimerkiksi metsästäjä-keräilijöille elintärkeä taistele tai pakene-reaktio ja yhteisöllisyyden tarve pohjautuvat samaan reagointitapaan kuin esi-isillämme.

“Ihmisen kognitio on parhaimmillaan silloin, kun sitä käytetään yhteiseen hyvään, yhteisten ongelmien ratkaisemiseen ja muiden auttamiseen.” (Huotilainen & Saarikivi: Aivot työssä, 2018).

Tunnistatko tunteen energiapuuskasta työskennellessänne työryhmänä yhteisen tavoitteen eteen? Oletko kokenut olevasi tehokkaimmillasi, kun työstätte projektia, johon koet pystyväsi aidosti antamaan panoksesi? Meille ihmisille on tyypillistä olla tehokkaimpia pyrkiessämme yhteiseen päämäärään, mikä osaltaan tukee sitä, miksi yhteisiä kehityshankkeita on kannattavinta työstää osallistamalla.

 

Vastuullisen työympäristöstrategian ja työnantajan tunnusmerkkejä?

Tietoa siitä, että primitiiviset reaktiot ja ryhmäytymisen voima vaikuttavat hyvinvointiimme ja tehokkuuteemme myös työympäristössä, on kannattavaa käyttää hyödyksi. Työympäristön yhteiskehittäminen on paitsi loistava työkalu työssä piilevien haasteiden ja pelkojen taklaamiseen myös herkullinen tilaisuus vahvistaa yhteisöllisyyttä ja avoimuutta yrityksen sisällä. Erityisesti nyt haastavan kevään jälkeen ja joustavan työn aikana hajautetun yhteisöllisyyden tukeminen nousee aivan uuteen merkitykseen myös yrityksen kilpailukykyä ajatellen. Lopputuloksena työympäristön onnistuneesta yhteiskehittämisestä voi parhaimmillaan olla hyvinvoivien työntekijöiden ja tuottavamman työn lisäksi vastuullisempi työnantajamielikuva ja maailman tyytyväisimmät työntekijät?

 

 

Vaikka tämä vuosi voi näyttäytyä monelle yritykselle kriisinä tyhjentyvien toimitilojen keskellä, on kriisi aina mahdollisuus luoda jotain uutta ja entistä parempaa. Työympäristömuotoilu tukee resurssiviisasta strategiaa, tehokkaampaa työtä, sekä, ajattelumme lähtökohtaa: parempaa työtä tekeviä ja paremmin voivia ihmisiä. Huomisesta ei kukaan tiedä, mutta rankan kevään jälkeen meissä kaikissa asuu sellaista muutosvalmiutta, joka kannattaa hyödyntää. Who wants to be the dinosaur? Tulevaisuuden kestävät ja vastuulliset työympäristöt rakennetaan ketterästi N-Y-T. 

Tulevassa webinaarissamme keskustelemme työympäristöstrategiasta, tiedolla johtamisesta, yhteiskehittämisen menetelmistä ja työympäristön hyvinvoinnin vallankumouksesta.

Ilmoittaudu tästä mukaan ⭐️
TYÖYMPÄRISTÖ 2021: Tilatehokkuutta vai työhyvinvointia – Voisinko saada molemmat? | Flowork® by Nuan -webinaari 28.01.2021 klo 12-13

Leave a Reply