Hey, keep cool and carry on! Näin kehotti kevät yrityksiä, jotka tuskastelivat uuden tilanteen edessä, kun maailmanlaajuinen etätyökokeilu toi perinteisen toimistolla tehdyn työn murroksen eteen ja toimitilat tyhjenivät. Etätyö oli tullut jäädäkseen, ainakin osittain, kognitiivinen kuormitus vähentyi, tekijät tutkitusti kokivat paitsi tekevänsä työnsä tehokkaammin, myös nukkuvansa, liikkuvansa ja ylipäätään palautuvansa enemmän (Akava Works & Firstbeat 2020). Yritysten mietittäväksi tuli, kuinka työtä nyt tehdään ja kuinka saada ihmiset tulemaan takaisin toimistolle, kun pendelöinti ja hälyisä toimisto eivät houkuttele.
“Tulevaisuudessa toimistotiloja tarvitaan jopa puolet vähemmän kuin nykyään, arvioi valtion omistamia kiinteistöjä hallinnoiva Senaatti-kiinteistöt.” (YLE 2020).
Nyt eletään joustavan työn uutta aikaa. Onko ihmisten palaaminen toimistolle kuitenkaan oleellinen kysymys, vai tarjoaako etätyökokeilun tuoma muutos tärkeän momentumin panostaa entistä kestävämpään ja resurssiviisaampaan työympäristöstrategiaan?
Joustava työympäristöstrategia voi tarkoittaa esimerkiksi monipuolista toimistoverkkoa tai jaettuja työympäristöjä, ja säästöt toimitilakuluissa voi houkuttaa. Mutta mistä tietää millainen malli omalle yritykselle toimii ja millaisia päätöksiä tulisi tehdä?
Joustavan työympäristön kehittäminen: miksi tulla toimistolle?
Mielipiteet tai trendit eivät ole luotettavia argumentteja työympäristön kehittämisessä, kun tavoitteena on kokonaisvaltaisesti vastuullinen ja tehokas työympäristö. Oleellisinta on lähteä liikkeelle itse työstä. Vaikuttaa itsestään selvältä, mutta valitettavan usein tärkein tuntuu unohtuvan. On kasattava ymmärrystä ja selvitettävä, millainen ympäristö tukee parhaiten sekä tehokasta työskentelyä että hyvinvoivaa henkilöstöä.
Joustava työympäristö on kokonaisuus // Kehittämisen lähtökohtana parempi työ ja hyvinvoivat ihmiset (KUVIO © Nuan)
Työympäristö on enemmän kuin konkreettinen tila, johon työtä tullaan tekemään. Varsinkin nykyajan joustava työ ja etätyön tekemisen tavat ovat osoittaneet, että työympäristö rakentuu aina useammasta ulottuvuudesta: fyysisestä, digitaalisesta ja sosiaalisesta, jotka muodostavat yhdessä holistisen kokonaisuuden.
Yrityksissä on kenties mietitty, miten etätyöstä siirrytään taas toimistolle ja yritetty ennustaa millainen tulevaisuuden toimiston pitäisi olla, mutta oleellisempaa on hyödyntää työn murroksen tärkeä momentum, ja ymmärtää työympäristön eri ulottuvuudet. Keskeistä on pohtia miksi toimistolle ylipäätään tullaan.
Työn uudet tavat pakottavat yritykset vastaamaan kestävän ja joustavan toimitilastrategian haasteeseen. Elintärkeää työtilojen kehittämisessä on kysyä oikeita kysymyksiä, joilla saadaan selville, mikä työympäristön –digitaalisen, fyysisen ja sosiaalisen – lähtötilanne on. Työympäristön tilaa voi kartoittaa esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:
-Missä työ on tuottavinta?
-Mikä tukee erilaisten työtehtävien tekemistä ja hyvinvointia?
-Mikä on esteenä tehokkaalle ja laadukkaalle työlle työympäristön eri osa-alueilla?
Johda työympäristöjen muutosta tiedolla: käytä käyttäjiä!
Oikeita kysymyksiä on järkevää pohtia oikeiden ihmisten kanssa. Oman organisaation kanssa. Työntekijöiden kokemuksissa on nyt kullanarvoista tietoa. Kuten kaikissa järkevissä kehityshankkeissa, työympäristön optimoinnissa kuninkaana toimii siis vanha kaverimme data. Määrällisen tiedon (esimerkiksi tilankäytön mittausten) lisäksi tärkeässä roolissa on työntekijäymmärrys ja itse työ.
“Ihannetilanteessa työn asettamat vaatimukset työtiloille on tarkasti kartoitettu.” (Minna Huotilainen, Aivot työssä 2018). Esimerkiksi etätyö on kompleksinen asia, jonka taustoista tulisi kasata ymmärrystä: miksi etätyö toimii, missä määrin tai miksi ei – yksilön, tiimin tai eri työtehtävien kohdalla. “Aiotko vielä tulla toimistolle” tai “Tykkäätkö etätyöstä” eivät ole kysymyksinä parhaasta päästä. Oikeilla metodeilla ja kysymyksillä saadaan validia tietoa mielipiteiden sijaan ja työympäristön onnistuneeseen kehitystyöhön tarvitaan mittarit (KPIs, key performance indicators). Parhaisiin tuloksiin päästään kokeneen työympäristöammattilaisen avulla.
Muotoilumetodiikkaan pohjaavalla työympäristötutkimuksella monimutkaisesta tehdään yksinkertaista: kerätään ja analysoidaan käyttäjätietoa sekä kiteytetään kehityskohdat. Ymmärretään mihin suuntaan työympäristöä tulisi kehittää, ja kohdennetaan kehityspanostus ja investoinnit järkevästi.
Työympäristömuotoilun tuplatimantti // VAIHE 1 discover & define (KUVIO © Nuan)
Yksittäisen työntekijän vaikutusmahdollisuudet ovat usein rajalliset ja työympäristö on koko organisaation ja johdon strateginen asia. Työympäristötutkimuksella päästään käsiksi siihen, millainen ympäristö tukee sekä tehokasta työskentelyä että hyvinvoivaa henkilöstöä: koko pakettia. Kun momentumiin tartutaan käyttäjälähtöisesti, etätöiden ja toimistolla työskentelyn vastakkainasettelun sijaan päästään ajatukseen työympäristöstä, jossa sekä tehokkuus että hyvinvointi ovat keskiössä. Ja aletaan ymmärtää mistä oman yrityksen joustava ja kestävä työympäristöstrategia voisi rakentua.
Työympäristön hyvinvoinnin vallankumous: uusi normaali?
Myös tiede ja uusin tutkimustieto tarjoaa työkaluja työympäristön ihmislähtöiseen kehittämiseen. Maailman terveysjärjestö (WHO) on julistanut stressin 2000-luvun terveysepidemiaksi. Vietämme vain 5‑10% työpäivästä tuottavassa flow-tilassa ja suorituskyky laskee 60% melun vaikutuksesta (Harvard Business Review 2015, British Journal of Psychology 2016). Työympäristöön liittyvien haasteiden ratkaisemisessa muun muassa ihmisen biologia ja evoluutio, neuro-, kognitio- ja käyttäytymistieteet tarjoavat arvokasta tietoa siitä kuinka aivot, keho ja mieli toimivat ja mikä vaikuttaa fyysiseen ja psyykkiseen hyvinvointiin sekä suorituskykyyn.
Ymmärtämällä ihmistä kokonaisuutena, on mahdollista optimoida myös työympäristöä. Aivan kuin työympäristön biohakkerointia! Voimme yhdistää työn tukemiseen ja työympäristön kehittämiseen parhaat käytännöt esimerkiksi etätyöstä, mobiiliteknologiasta tai siitä, miten työn tekemisen paikka vaikuttaa ajatteluprosesseihin.
Vaikka työ ja sen vaatimukset ovat kehittyneet aimo loikilla, aivojemme toiminnot ja rakenteet ovat kivikaudelta ja sillä on vaikutuksia työn tekemiseen ja työympäristöön. (Minna Huotilainen, Aivot työssä 2018).
Epävarmana aikana, jolloin kukaan ei voi ennustaa tulevaa, olisi houkuttelevaa lähteä kehittämiseen tuotosta ja tehostamisesta käsin, ja tehdä nopeita päätöksiä sitä tavoitellen. Työ ja työympäristö sisältävät viheliäisiä haasteita, joissa ihmisten hyvinvointi, työn tehokkuus ja organisaation suorituskyky ovat erottamattomasti yhteydessä. Ja tuovat oikein valjastettuna suurimman hyödyn.
Better work and people: työympäristö mahdollistamassa parempaa työtä
Uskomme muutokseen, jossa sekä ihmisten hyvinvointi että parempi työ ovat paalupaikalla. Hyvää seuraa ja tulos kasvaa. Sosiaali- ja terveysministeriö (2019) on määrittänyt “Työympäristön ja työhyvinvoinnin linjaukset vuoteen 2030”, joiden tavoitteena on edistää kestävää kehitystä, parantaa yritysten ja muiden organisaatioiden tuottavuutta sekä voimistaa yhteiskunnan sosiaalista ja taloudellista kestävyyttä. Suuntaus on ollut muhimassa työympäristön kehittämisessä jo jonkin aikaa ja näinä haastavina aikoina merkitys vain korostuu.
Miksi työympäristö on olemassa? Parempaa työtä ja sitä tekeviä ihmisiä varten, eikö? Siksi olennaista on optimoida työympäristössä SEKÄ ihmisten terveys, hyvinvointi ja suorituskyky ja ETTÄ niiden kautta työn tuottavuus, tehokkuus ja laatu. Better work, better people.
Vastuullisen työympäristön hyödyt // Better work, better people (KUVIO © Nuan)
Voisiko tässä olla uusi normaali, josta kaikki hyötyvät? Vietämme kolmasosan aikuisiästämme töissä ja uskomme, että vastuullisilla, hyvinvointia ja tuottavuutta tukevilla työympäristöillä saavutetaan isoimmat hyödyt ja tuntuvaa etumatkaa. Niin yksilön kuin organisaatioiden ja yritysten kannalta, tiedolla johtaen ja tutkimukseen nojaten. Ihmisen evoluutio etenee hitaasti, joten tämä lähtökohtana kelkkaa ei tarvitse ihan heti olla kääntämässä.
Napataan siis yhdessä työympäristön haasteita remeleistä ja hyödynnetään muutoksen momentum!
Ilmoittaudu tästä mukaan ⭐️
TYÖYMPÄRISTÖ 2021: Tilatehokkuutta vai työhyvinvointia – Voisinko saada molemmat? | Flowork® by Nuan -webinaari 28.01.2021 klo 12-13